Área de identificación

Título: Actas aclaratorias a la radicación

Nivel de descripción: Son aquellas en las cuales se registran las novedades en la radicación de la entidad , ésta debe ser firmada por las personas que laboran en el área de recepción y de archivo; de esta manera se evidencia y se da fé de la información plasmada en las mismas.

Área de estructura

Alcance y contenido:

Documentos en los que se consignan correcciones o novedades en el proceso de radicación. El tiempo de retención garantiza la trazabilidad ante posibles reclamaciones legales. 

Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central, se procederá a la Eliminación, previa elaboración del acta correspondiente suscrita por los responsables de las áreas involucradas y autorizada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Tipos documentales:

Acta de Reunión

Área de valoración

Tiempos de retención:

1 año en Archivo de Gestión

19 años en Archivo Central

Disposición final:

Eliminación (E)

Pasados los 20 años de retención se eliminan, soportan decisiones administrativas. No poseen valores secundarios, la eliminación se hará mediante acta de eliminación aprobada por el Comité de Archivo, para evitar riesgos legales.

Área de control de la descripción

Nota del archivero

Elaboró: ADRIANNY ARRIETA -AUXILIAR ADMINISTRATIVO -GDYA

Fuente:

TRD 2025 CRA

Reglas o normas:

Acuerdo 001 de 2024 (AGN)

Acuerdo 060 de 2001 (AGN)

Ley 1437 de 2011 (CPACA): Sobre la validez de los actos administrativos y el derecho de petición, donde estas actas sirven como prueba de recepción.

Ley 527 de 1999: Si las actas se firman digitalmente, esta ley garantiza su validez y autenticidad.

Fechas de la descripción

Fecha de Elaboración: 2026-09-10

Fecha de Aprobación: 2026-09-10