Área de identificación

Título: PLAN DE MEJORAMIENTO A ORGANISMOS EXTERNOS (Plan de Mejoramiento Archivístico).

Nivel de descripción: Es el plan que se elabora como recomendación del Archivo General de la Nación,  para el cumplimiento de la política y normativa relacionada con la gestión documental que deben cumplir las entidades para garantizar la organización y conservación del Patrimonio documental, el acceso a la información pública y la transparencia del Estado.

Área de estructura

Alcance y contenido:

Es el plan que se elabora como recomendación del Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de la política y normativa relacionada con la gestión documental que deben cumplir las entidades para garantizar la organización y conservación del Patrimonio documental, el acceso a la información pública y la transparencia del Estado, documenta el proceso de evolución y fortalecimiento de la memoria institucional frente a estándares nacionales.

Valores secundarios. Histórico. Documenta el estado de los archivos en un momento dado y los esfuerzos de la entidad por modernizar su gestión documental.

Tipos documentales:

-Comunicación oficial (visita de auditoría del AGN)

-Informe de Inspección y vigilancia

-Observaciones 

-Plan u órdenes perentorias

-Acta de reunión 

-Informes de seguimiento a PMA (mensuales y/o trimestrales) 

-Cronograma

Área de valoración

Tiempos de retención:

1 año en Archivo de Gestión

19 años en Archivo Central

Disposición final:

Cumplidos los 20 años de retención se conserva en su soporte original. Se caracterizan por tener valores secundarios.

Constitución Política (Art. 8): Establece la obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales (incluyendo el patrimonio documental) de la Nación.

Área de control de la descripción

Nota del archivero

Elaboró: ADRIANNY ARRIETA -AUXILIAR ADMINISTRATIVO -GDYA

Fuente: TRD 2025 CRA

Reglas o normas:

Ley 594 de 2000: Faculta al AGN para realizar visitas de inspección y exigir planes de mejoramiento para garantizar la integridad de los archivos públicos.

Decreto 1080 de 2015: Compila las normas del sector cultura y especifica las responsabilidades de las entidades frente a los hallazgos archivísticos.

Circular 003 de 2015 (AGN): Como bien señalas, clasifica estos planes como documentos de valor secundario, ya que evidencian la gestión del Estado para proteger su propia memoria.

Fechas de la descripción

Fecha de Elaboración: 2026-10-20

Fecha de Aprobación: 2026-10-20