Área de identificación

Título: Historias de Vehículos

Nivel de descripción: La agrupación documental evidencia las actividades administrativas realizadas para el control, seguimiento y optimización del uso del parque automotor.

Toda la información del Plan de mantenimiento de cada vehículo debe estar registrada, entendiendo que se debe poder obtener información histórica y trazabilidad de las operaciones hechas, de tal manera que se garantice el cumplimiento del plan de mantenimiento.

Área de estructura

Alcance y contenido:

La agrupación documental evidencia las actividades administrativas realizadas para el control, seguimiento y optimización del uso del parque automotor, es fundamental para la gestión de activos móviles de la CRA. Al ser el parque automotor un recurso limitado y de alto valor, la historia documental registra el mantenimiento, se convierte  en la hoja de vida técnica y legal de cada vehículo

Toda la información del Plan de mantenimiento de cada vehículo debe estar registrada, entendiendo que se debe poder obtener información histórica y trazabilidad de las operaciones hechas, de tal manera que se garantice el cumplimiento del plan de mantenimiento.

Tipos documentales:

-Factura de Compra

-Certificación individual de aduana para vehículos automotores

-Certificado de inscripción ante el RUNT, Seguro Obligatorio-SOAT

-Certificado de la Revisión Tecnicomecánica y de Emisiones Contaminantes

-Reporte de comparendos. 

-Reporte de incidentes.

-Acta de adjudicación o Remate 

Área de valoración

Tiempos de retención:

5 años en Archivo de Gestión

5 años en Archivo Central

Disposición final:

Conservación Total (C)

Una vez cumplido el tiempo de retención establecido de 10 años, se conserva toda la subserie documental, puesto que son pocos los vehículos que se han adquirido en el tiempo de funcionamiento de la Entidad, luego se transferirán al archivo histórico de la CRA. 

Área de control de la descripción

Nota del archivero

Elaboró: ADRIANNY ARRIETA -AUXILIAR ADMINISTRATIVO -GDYA

Fuente: TRD 2026 CRA

Reglas o normas:

Circular 003 de 2015 (AGN): Como bien mencionas, clasifica estos expedientes como parte de la memoria institucional cuando reflejan la evolución de los activos de la entidad.

Ley 769 de 2002 (Código Nacional de Tránsito): Establece las obligaciones de mantenimiento preventivo y técnico-mecánico, así como la documentación obligatoria (SOAT, RUNT).

Decreto 1079 de 2015 (Sector Transporte): Regula la gestión de vehículos de entidades públicas.

Manual de Gestión de Bienes (Interno): Define los protocolos de registro y trazabilidad de operaciones.

Fechas de la descripción

Fecha de Elaboración: 2026-10-19

Fecha de Aprobación: 2026-10-19