Área de identificación

Título: Contrato de Seguros.

Nivel de descripción:

El seguro es un contrato consensual, bilateral, oneroso, aleatorio y de ejecución sucesiva

Área de estructura

Alcance y contenido:

El seguro es un contrato consensual, bilateral, oneroso, aleatorio y de ejecución sucesiva

Tipos documentales:

-Certificado de disponibilidad de recursos.

-Estudios previos

-Análisis de conveniencia. 

-Propuesta del proveedor o cotización.

-Contrato u/y orden de compra (Colombia Compra Eficiente). 

-Registro presupuestal (y RP).

-Garantías (cumplimiento, calidad, responsabilidad civil extracontractual). 

-Póliza de seguro. 

-Certificado de cobertura. 

-Contrato de seguro firmado. 

-Acta de aprobación de la póliza 

-Informes de seguimiento y supervisión.

-Comunicaciones con la aseguradora (oficios, correos).

-Certificados de modificación y/o ampliación de pólizas.

-Informes de siniestros (si aplica).

-Actas de renovación o cancelación. 

-Comprobante de pago

-Documentos de reclamación (si aplica). 

-Acta de liquidación del contrato. 

Área de valoración

Tiempos de retención:

1 año en Archivo de Gestión

19 años en Archivo Central

Disposición final:

Conservación Total (C)

Después de cerrado el expediente contractual, se mantiene un año en archivo de gestión y luego reposará 19 años en archivo central

Área de control de la descripción

Nota del archivero

Elaboró: ADRIANNY ARRIETA -AUXILIAR ADMINISTRATIVO -GDYA

Fuente:

TRD 2025 CRA

Reglas o normas:

Código de Comercio (Libro IV, Título V): Define las características del contrato de seguro (bilateral, oneroso, aleatorio, etc.).

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero: Regula la actividad de las aseguradoras en Colombia.

Circular Única de Colombia Compra Eficiente (2018): Establece cómo deben reportarse y archivarse las garantías y seguros en el marco de la contratación pública.

Fechas de la descripción

Fecha de Elaboración: 2026-10-14

Fecha de Aprobación: 2026-10-14